Logiciel pour communes et état civil au Cameroun

Dans beaucoup de communes, les registres de naissance, de mariage et de décès sont des livres papier rangés dans des salles d’archives, exposés à l’humidité, au feu, aux insectes et à l’usure. Retrouver un acte ancien peut prendre des heures, un registre abîmé peut priver les citoyens de leurs copies, et les faux actes de naissance sont un problème connu des écoles, des examens et des employeurs. Les naissances non déclarées à temps doivent passer par un jugement supplétif, ce qui allonge encore les délais pour les familles.

Numériser les registres donne à chaque centre d’état civil un index consultable et l’image de chaque page, protège l’information si un registre est endommagé et accélère la délivrance des copies. Cela ne remplace pas le registre légal : l’acte signé et les procédures officielles restent ceux que fixent la loi et les autorités nationales de l’état civil, dont le BUNEC (Bureau National de l’État Civil). Notre logiciel est l’outil de travail de la commune ; nous ne revendiquons aucune intégration ni homologation officielle.

Avec le Code général des collectivités territoriales décentralisées, communes et conseils régionaux exercent davantage de compétences et dépendent davantage de leurs recettes propres. Une grande partie est perçue en petites sommes, sur les marchés, dans les gares routières et dans la rue, par des agents munis de carnets de quittances. Les pertes sont difficiles à mesurer quand les reçus sont en papier et les paiements en espèces.

Avec l’encaissement sur terminal et le paiement par MTN MoMo ou Orange Money grâce à notre intégration Mobile Money, chaque paiement produit un reçu et entre dans le système le jour même, et le receveur municipal rapproche les encaissements par agent et par marché. Les communes qui facturent l’eau ou les déchets peuvent ajouter Opes Utility, et celles qui gèrent des dossiers fonciers et de permis, Opes Land.

Nous commençons par un état des lieux des registres, des sources de recettes et du matériel existant, puis livrons par étapes : souvent le module de recettes d’abord, parce qu’il produit rapidement des ressources, puis la numérisation des registres centre par centre. Écrans et reçus sont en français et en anglais, ce qui compte dans les communes du Nord-Ouest et du Sud-Ouest autant qu’à Yaoundé ou Douala. Les données sont hébergées là où la commune le décide, les accès sont attribués par rôle et journalisés, et notre équipe cybersécurité vérifie l’installation. Le personnel communal peut être payé avec Opes Payroll (voir notre logiciel de paie).